Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah aktivitas yang melibatkan pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data keuangan. Sistem informasi akuntansi merupakan sesuatu yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan Anda karena sistem ini menyediakan berbagai elemen penting dalam siklus akuntansi. Sistem ini mencakup data yang berkaitan dengan pendapatan, pengeluaran, informasi pelanggan, informasi karyawan, dan informasi pajak dari perusahaan Anda. Data spesifik lainnya seperti pesanan penjualan dan laporan analisis, permintaan pembelian, faktur, inventaris, penggajian, dan neraca harus dimasukkan ke dalam sistem ini.
Secara umum, sistem ini merupakan metode berbasis komputer untuk melacak aktivitas akuntansi. Sistem informasi akuntansi ini menggabungkan praktik akuntansi tradisional, seperti penggunaan prinsip akuntansi yang berlaku umum dengan sumber daya teknologi informasi modern. Hasil dari sistem ini akan digunakan untuk melaporkan informasi keuangan kepada investor, penyedia layanan kredit, dan semua pihak yang terlibat dalam sistem keuangan perusahaan. Selain itu, hasil SIA juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan ketika Anda ingin mengambil keputusan baru untuk perusahaan Anda.
Pentingnya SIA yang dikelola dengan baik dan benar
Mengapa perusahaan Anda perlu memelihara SIA dengan baik? Karena SIA akan sangat mempermudah proses bisnis dan akuntansi perusahaan Anda. SIA melakukan tugas yang Anda butuhkan berdasarkan prosedur yang relatif standar dan sistem akuntansi yang berlaku umum. Ketika Anda melakukannya secara maksimal, SIA dapat menangani data secara detail dengan berfokus pada riwayat bisnis dan transaksi keuangan Anda. Bayangkan jika SIA di perusahaan Anda belum maksimal?
Jika itu terjadi, Anda seharusnya meragukan informasi yang dihasilkan. Anda tidak dapat menggunakan informasi tersebut sebagai pertimbangan untuk menentukan kebijakan baru. Namun dengan adanya sistem informasi akuntansi yang baik dan benar maka perusahaan akan dapat melakukan proses operasional atau informasi secara efektif dan efisien. Dengan begitu, SIA dapat membantu Anda mengontrol semua proses tersebut untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh perusahaan.
Komponen di SIA
Dalam SIA terdapat beberapa komponen yang saling berhubungan, antara lain:
1. Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber daya manusia merupakan komponen terpenting dari suatu sistem informasi, tidak terkecuali sistem informasi akuntansi ini. Sistem dibuat untuk mempermudah suatu pekerjaan yang membutuhkan subjek untuk menjalankannya yaitu manusia. Oleh karena itu, dalam mengembangkan SIA perlu memperhatikan aspek implementasi yang meliputi aspek sosial, pendidikan, dan psikologis masyarakat. Oleh karena itu, dalam menyusun suatu sistem informasi akuntansi perlu memperhatikan aspek-aspek pelaksana yang meliputi aspek sosial, pendidikan dan psikologis manusia. SDM yang terlatih dan memahami proses bisnis dan akuntansi secara umum akan sangat menguntungkan.
2. Prosedur Akuntansi
Prosedur akuntansi mencakup prinsip, standar, dan kebiasaan yang dipegang oleh perusahaan Anda. Sebagai referensi, Anda bisa mengetahui terlebih dahulu tentang jenis-jenis akuntansi yang kemudian bisa Anda adopsi atau rumuskan sesuai kebutuhan perusahaan. Setelah itu Anda bisa memasukkannya ke dalam SIA yang akan menjadi core tool untuk pencatatan proses akuntansi perusahaan.
3. Formulir Data, Pengkodean, Basis Data
Ketiga hal tersebut merupakan komponen yang berhubungan langsung dengan SIA. Formulir digunakan untuk menangkap data yang mencakup daftar, skema, deskripsi, program, dan sebagainya. Kemudian pengkodean diimplementasikan untuk mengimplementasikan skema klasifikasi data dalam sistem, misalnya kode setiap formulir dan kode akun. Proses pengkodean akan menghasilkan kumpulan data yang saling terkait, terorganisir, dan disimpan di dalam komputer. Data tersebut disebut informasi dan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
4. Software Akuntansi dan Hardware Terhubung ke Internet
Software atau software yang dimaksud adalah alat yang mendukung kegiatan pencatatan keuangan perusahaan anda. Karena SIA sangat erat kaitannya dengan akuntansi, software akuntansi akan sangat membantu pekerjaan Anda. Anda bisa mendapatkan perangkat lunak ini melalui berlangganan dengan biaya tertentu. Perangkat keras adalah perangkat keras elektronik berupa sekumpulan komputer yang mampu melakukan beberapa tugas yaitu menerima masukan, mengolah masukan sesuai program, menyimpan perintah dan mengolah hasil berupa informasi yang diperlukan.
Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi
Sebagai pemilik perusahaan atau orang yang bertanggung jawab atas sistem informasi akuntansi, Anda harus mengetahui cara menggunakan sistem informasi akuntansi ini. Struktur database untuk menyimpan semua informasi akuntansi harus dimiliki oleh sistem ini. Struktur database ini biasanya diprogram dengan bahasa query yang memungkinkan Anda untuk dapat mengedit atau menyesuaikan dengan data terbaru. SIA biasanya menggunakan platform yang memiliki tingkat keamanan tinggi untuk menghindari virus, hacker, dan gangguan eksternal lainnya yang mencoba mencuri informasi keuangan perusahaan.
Anda memerlukan kebijakan dan prosedur yang dapat ditempatkan dalam sistem untuk memastikan bahwa pelanggan, vendor, dan informasi bisnis yang sensitif dapat tetap aman. Ini dapat dicapai dengan menggunakan perjanjian akses fisik, persyaratan masuk, log akses, otorisasi, dan pemisahan tugas. Pengguna dapat dibatasi hanya pada informasi relevan yang diperlukan untuk menjalankan fungsi bisnis mereka.
Manfaat AIS untuk Perusahaan Anda
1. Manfaat Antardepartemen
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari SIA, Anda perlu memperhatikan hubungan antar departemen dalam perusahaan. Misalnya, departemen penjualan dapat mengunggah anggaran penjualannya ke SIA. Selanjutnya, informasi ini dapat digunakan oleh tim manajemen persediaan untuk menghitung persediaan dan pembelian bahan. Setelah tim inventaris mengunggah data pembelian, sistem dapat memberi tahu departemen utang tentang faktur baru. Sistem ini juga akan membantu departemen manufaktur melakukan pengiriman dan layanan pelanggan dengan berbagi informasi pesanan terbaru.
2. Manfaat Keseluruhan
Manfaat keseluruhan ini diperoleh dari berjalannya sistem antar departemen dan bagian dari sistem lain. Berikut ini adalah bagian lain yang dimaksud.
- Sistem Pemrosesan Transaksi: Bagian ini akan mendukung operasi bisnis harian perusahaan Anda.
- Ledger / Sistem Pelaporan Keuangan: Bagian ini akan menghasilkan laporan keuangan. Laporan-laporan ini termasuk laporan laba rugi, neraca, arus kas, dan pengembalian pajak.
- Sistem Pelaporan Manajemen: Bagian ini berisi manajemen internal sebagai penyedia berbagai laporan keuangan yang bertujuan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, dan laporan pertanggungjawaban. Setelah Anda memastikan bahwa semua bagian dari sistem berjalan, beberapa fungsi akan muncul
Pertama, mengumpulkan dan menyimpan semua kegiatan usaha suatu perusahaan. Kedua, mengolah data menjadi informasi yang akan berguna saat mengambil keputusan. Ketiga, menguasai aset perusahaan. Keempat, meningkatkan efisiensi kerja di bagian keuangan. Kelima, menyajikan data keuangan yang sistematis dan akurat dalam periode akuntansi yang tepat. Setelah Anda mengetahui proses penggunaan dan berbagai manfaat SIA, kini saatnya Anda menerapkan proses tersebut untuk pengelolaan SIA di perusahaan Anda.