Ketika Anda melakukan transaksi penjualan, ini akan masuk ke dalam pembukuan pembukuan, maka kesepakatan antara Anda sebagai penjual otomatis selesai. Namun, ini juga tidak pasti. Karena kesepakatan antara penjual dan pembeli dinyatakan selesai pada saat transaksi benar-benar menghasilkan uang.
Dimana, setelah Anda mengirimkan produk atau memberikan layanan kepada pelanggan, Anda akan mengirimkan invoice atau tagihan dan mengirimkannya kepada pelanggan. Faktur ini adalah tagihan yang menyatakan pekerjaan yang telah Anda lakukan, dan berisi biaya yang harus dibayar pelanggan dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
Meskipun terlihat sederhana di atas kertas, banyak pelanggan yang melakukan pembayaran ini dengan hutang. Dalam istilah sederhana ini juga dikenal sebagai piutang untuk bisnis Anda dan dapat membantu meningkatkan kemampuan bisnis untuk berdagang lebih banyak. Namun, jika tidak dikelola dengan baik, hal ini dapat menjadi masalah penting bagi bisnis Anda dan dapat menyebabkan kegagalan bisnis.
Dalam laporan keuangan, piutang dapat dikategorikan sebagai aset karena secara tidak langsung akan menjadi uang tunai di kemudian hari, ketika pelanggan telah melakukan pembayaran atas tagihan yang telah Anda kirimkan.
Apa itu Piutang?
Piutang timbul ketika bisnis menjual barang atau jasa kepada pelanggan secara kredit atau hutang. Dimana, pelanggan tidak diharuskan membayar saat barang dikirim atau jasa diberikan. Transaksi bisnis dengan kredit dapat memudahkan perusahaan mendapatkan pekerjaan baru. Sedangkan pelanggan diuntungkan dengan mendapatkan barang atau jasa secara langsung dan melakukan pembayaran di kemudian hari.
Meskipun membantu menutup lebih banyak penjualan, menawarkan kredit kepada pelanggan memang menimbulkan risiko bisnis.
Risiko yang paling jelas adalah risiko bahwa bisnis Anda mungkin dibayar lambat atau lebih buruk tidak dibayar sama sekali atau bisa dibilang rekening tidak tertagih. Meskipun, perusahaan Anda dapat menulis transaksi penjualan pada laporan laba rugi, Anda juga harus meningkatkan jumlah hutang dari pelanggan. Sedangkan piutang dilaporkan sebagai aset, jika piutang tidak dibayar, menjadi “beban utang tidak tertagih” atau dicatat sebagai kerugian kredit pada laporan laba rugi dan pengurang akun aset piutang.
Piutang, Kunci Penting Arus Kas
“Lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali”, ini bisa menjadi salah satu pola pikir Anda sebagai pengusaha dan bisa menjadi pendekatan yang dapat diterima untuk menagih piutang Anda dari pelanggan. Namun, keterlambatan dalam menagih piutang dapat menyebabkan beberapa masalah. Untuk itu Anda bisa mempertimbangkan beberapa hal seperti berikut ini.
Misalnya, katakanlah perusahaan Anda bergerak dalam bidang konstruksi dan berhasil menjual layanan kepada pelanggan dengan kontrak satu tahun. Ketika terjadi kesepakatan, nasabah memberikan uang muka sebesar 25%. Anda kemudian menggunakan arus kas ini untuk merekrut karyawan dan menyewa ruang kantor selama 1 tahun.
[banner adrotate = “4 ]
Namun, di bulan ketiga ternyata pelanggan Anda mengalami masalah keuangan dan berhenti melakukan pembayaran bulanan. Bahkan, Anda tetap harus membayar sewa kantor dan gaji karyawan baru. Kemudian, pelanggan meyakinkan Anda bahwa mereka akan menutup piutang, tetapi meminta keringanan untuk mulai membayar kembali dengan mencicil di bulan keenam. Namun, bagaimana jika ternyata pelanggan tidak membayar? Tentu hal ini akan membuat perusahaan Anda merugi, bahkan bisa menimbulkan risiko gagal hingga bangkrut.
Apple Setuju Bahwa Piutang adalah Risiko Bisnis Terbesar
Tidak hanya bisnis kecil, bisnis besar seperti Apple juga menyadari bahwa piutang dapat membawa risiko besar. Meski begitu, risiko yang terkait dengan piutang usaha bukanlah sesuatu yang tidak bisa diabaikan oleh sebuah bisnis. Seperti yang telah dijelaskan pada penjelasan sebelumnya, piutang yang buruk atau tertunda dapat mengakibatkan hilangnya pembayaran sewa atau kehilangan gaji.
Jangan tergoda untuk berpikir bahwa Anda dapat melakukan penjualan melalui risiko kredit. Meskipun merupakan bisnis yang sangat besar, perusahaan Apple diharuskan memasukkan “faktor risiko” dalam laporan tahunannya masing-masing untuk memberi tahu investor tentang risiko yang dapat berdampak buruk bagi perusahaan.
Dari semua “faktor risiko” yang dapat mempengaruhi raksasa teknologi global seperti Apple misalnya kondisi ekonomi makro, perubahan teknologi yang cepat, pasokan komponen yang memadai, dan sebagainya. Dan apakah Anda tahu? Apple mendaftarkan Piutang Usaha sebagai salah satu dari 27 faktor risiko teratas dalam laporan tahunan terbarunya.
Saat menjelaskan faktor risiko piutang, Apple menunjukkan bahwa itu bergantung pada pengecer dan distributor untuk menghasilkan pendapatan, yaitu pengecer dan distributor membeli dari Apple secara kredit. Berapa biaya kreditnya? Laporan tahunan yang sama yang disebutkan di atas melaporkan lebih dari US$15 miliar piutang Apple pada tahun 2016.
Nasabah Utang, Apa Yang Harus Dilakukan?
Banyak bisnis menawarkan insentif untuk mendorong pembayaran faktur tepat waktu. Pembayaran awal, dan paket prabayar, untuk menawarkan diskon pada semua faktur jika pelanggan membayar di muka atau dalam beberapa hari tertentu.
Struktur diskon pembayaran awal umumnya akan terlihat seperti “2% 10, bersih 45.” Apa artinya ini bagi pelanggan? Kode tersebut berarti, pelanggan harus membayar pembayaran maksimum 45 hari, dan perusahaan Anda akan memberikan diskon 2% ketika pelanggan melakukan pembayaran maksimum pada hari kesepuluh setelah faktur dikirim.
Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan keuntungan yang maksimal, mulai dari meningkatkan peluang untuk dibayar lebih tepat waktu atau pelanggan mampu membayar dalam waktu 10 hari untuk mendapatkan diskon.
Insentif umum yang dapat Anda berikan adalah pilihan untuk membayar cicilan bulanan senilai satu tahun di muka. Model insentif ini sangat umum di industri jasa yang sedang berjalan seperti asuransi, dan Saas insustri seperti software akuntansi, software HR, serta aplikasi perpajakan.
Informasikan Syarat & Kejelasan untuk Pelanggan
Sebaiknya beri tahu pelanggan tentang insentif yang akan diterima pelanggan saat melakukan pembayaran tepat waktu. Anda dapat menuliskannya dengan jelas ke dalam kontrak, sehingga pelanggan akan terikat dengan syarat pembayaran yang Anda inginkan.
Hal ini akan membuat pelanggan merasa bahwa bisnis Anda lebih transparan dan terbuka. Memudahkan Anda saat ingin menagih piutang. Sertakan juga prosedur pembayaran dalam kontrak, pesanan pembelian, pemasok, dan faktur Anda. Berikan informasi sejelas dan sejelas mungkin dengan cara yang wajar. Diskusikan persyaratan secara langsung atau melalui telepon sebelum Anda mulai bekerja. Setiap orang harus memahami berapa yang harus dibayar dan kapan akan dibayarkan.
Pastikan juga Anda berbicara dengan orang yang bertanggung jawab atas pembayaran tersebut. Kemudian, tangani keterlambatan pembayaran sebelum terjadi dan jelaskan kondisi jika keterlambatan pembayaran atau penagihan akan terjadi. Komunikasikan masalah ini dengan jelas dan buatlah itu mengikat secara hukum dengan memasukkan semuanya ke dalam kontrak atau perjanjian bisnis.
Menutupi Piutang dengan Pendanaan Jangka Pendek
Bagaimana cara mengelola gap antara kebutuhan modal kerja yang harus dipenuhi dengan penjualan barang dan jasa, serta penagihan pembayaran yang tertunda melalui strategi piutang usaha? Tentu ada beberapa pilihan, salah satunya dengan memperpanjang jalur kredit yang dijamin ke bank dengan jumlah dan jatuh tempo piutang. Banyak bisnis tetap bebas hutang jangka panjang hanya dengan mendanai modal kerja jangka pendek dengan fasilitas kredit dan kemudian membayar ketika piutang dikumpulkan. Seiring waktu, bisnis dapat membangun reputasi kredit yang memungkinkan persetujuan pembiayaan yang lebih besar jika investasi modal yang lebih besar diperlukan. Opsi pembayaran yang fleksibel juga dapat membantu Anda mengumpulkan dana lebih awal.
Saat ini banyak fintech P2P Lending yang bisa membantu Anda mendapatkan dana yang cukup hanya dengan invoice. Jadi, ketika Anda membutuhkan modal, Anda hanya perlu menjamin tagihan yang belum dibayarkan oleh pelanggan dan Anda bisa mendapatkan tambahan dana darinya.
Namun, pastikan juga bahwa Anda mampu melunasi pinjaman tersebut. Jangan sampai hal ini justru membuat bisnis Anda semakin merugi. Salah satu caranya adalah dengan mengecek kondisi keuangan perusahaan. Apakah dalam kondisi baik atau tidak? Jangan lupa juga untuk menyiapkan laporan keuangan. Karena salah satu syarat untuk mengajukan pinjaman dana adalah memberikan laporan keuangan minimal 3 bulan.