Wajar bagi perusahaan untuk mengendalikan biaya produksi. Saat memasuki periode akhir, Perusahaan akan mengevaluasi keuangannya untuk mengendalikan pengeluaran di periode berikutnya. Salah satu upaya perusahaan dalam mengendalikan pengeluaran adalah dengan membuat anggaran non residual atau yang lebih dikenal dengan zero based budgeting . Lalu Apa itu penganggaran berbasis nol ? Apakah efektif mengurangi beban produksi? Bagaimana aplikasi dan manfaatnya?
Apa itu Penganggaran Berbasis Nol ?
Sebelum mengetahui apa itu Penganggaran Berbasis Nol, ada baiknya Anda mengetahui apa itu penganggaran . Penganggaran adalah proses pengalokasian sejumlah uang ke sejumlah sumber daya dalam melaksanakan suatu program atau kegiatan dalam jangka waktu tertentu.
Penganggaran Berbasis Nol (yang kemudian disingkat ZBB) adalah metode penganggaran yang didasarkan pada perkiraan setiap kegiatan tanpa mengacu pada rencana kegiatan atau hasil kegiatan pada periode sebelumnya atau dengan kata lain penganggaran dimulai dari nol. Sehingga semua alokasi disusun berdasarkan visi dan juga rencana program pada periode tersebut.
ZBB biasanya digunakan oleh para pionir bisnis di awal periode, event organizer, dan juga instansi pemerintah. ZBB digunakan untuk mengidentifikasi, merencanakan dan mengawasi program atau kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Biasanya perusahaan menggunakan metode ZBB untuk memangkas biaya-biaya tertentu yang terjadi pada periode sebelumnya.
Metode ZBB sebenarnya pertama kali dilakukan oleh Departemen Pertanian Amerika Serikat pada tahun 1962, namun gagal diterapkan karena proses yang lama karena dalam metode ini memerlukan keputusan manajemen di tingkat sub-departemen. Namun, metode ZBB sebenarnya diterbitkan dan pertama kali diterapkan oleh perusahaan Texas Instruments pada tahun 1969. Saat itu Peter A. Phyrr selaku manajer keuangan Texas Instruments menerapkan Zero-Based Budgeting pada program anggaran tahun tersebut.
Penganggaran Berbasis Nol vs. Penganggaran Tradisional
Sebenarnya perbedaan penganggaran tradisional ( Traditional budgeting ) dengan non-residual budgeting ( Zero-Based Budgeting ) adalah pada proses penganggarannya. Jika penganggaran biasa melihat kegiatan proses evaluasi pada periode sebelumnya dan menambahkan poin sesuai evaluasi, maka penganggaran tidak akan dibiarkan mengalokasikan setiap kegiatan mulai dari nol, tanpa melihat evaluasi. Lebih khusus lagi, inilah perbedaan antara penganggaran tradisional dan penganggaran non-residual (ZBB)
| Penganggaran Tradisional | Penganggaran Berbasis Nol | |
| Periode Pengeluaran | Referensi berdasarkan periode sebelumnya, faktor-faktor yang mempengaruhi biaya seperti inflasi disesuaikan untuk mencapai angka anggaran tahun berjalan | Proses penganggaran dimulai dari bawah tanpa harus menganalisis atau mengevaluasi kegiatan pada periode sebelumnya |
| Lebih dari inflasi anggaran | Manajer dapat memanipulasi perkiraan anggaran | Di ZBB sulit untuk mempraktekkan perkiraan yang berlebihan |
| Bertanggung jawab | Manajemen puncak | Manajemen di setiap divisi |
| Orientasi | akuntansi | keputusan |
| Mendekati | rutin | Prioritas dan kasus khusus |
Baca juga: Mengenal Anggaran Kas dan Cara Mengaturnya
Proses Implementasi Penganggaran Berbasis Nol
Anggaran residual sejati terdiri dari proses diskusi beberapa unit manajemen dalam memutuskan alokasi uang untuk setiap sumber daya. Proses-proses ini adalah,
· Identifikasi unit keputusan
Struktur organisasi atau perusahaan harus memiliki tanggung jawab sentral. Setiap pusat pertanggungjawaban terdiri dari unit pengambilan keputusan. Unit keputusan juga melibatkan tingkat keputusan terkecil. Hasil keputusan ini akan menjadi dasar untuk penganggaran ZBB.
· Keputusan Paket Keputusan
Penetapan paket keputusan dapat menjamin ketersediaan informasi bagi manajemen. Pengambilan paket keputusan berguna untuk memberikan gambaran yang komprehensif tentang bagian-bagian yang akan dianggarkan dan untuk evaluasi individu. Paket keputusan dibuat oleh manajer pusat dan harus menunjukkan secara rinci perkiraan biaya pendapatan yang dinyatakan dalam perolehan manfaat.
Ada dua jenis paket keputusan, yaitu:
- Paket Keputusan Saling Eksklusif . Yaitu penentuan paket-paket yang memiliki fungsi serupa. Penentuan paket mana yang lebih efektif dan menguntungkan.
- Paket Keputusan Inkremental . Penentuan paket yang berbeda. Paket diputuskan berdasarkan biaya dengan tingkat usaha yang berbeda dalam melaksanakan kegiatan.
· Evaluasi dengan Membuat Keputusan Paket Peringkat
Setelah menentukan paket keputusan, langkah selanjutnya adalah membuat peringkat paket berdasarkan manfaat bagi organisasi atau perusahaan. Tahap ini menjembatani proses alokasi sumber daya di antara berbagai kegiatan.
Contoh kasus
Salah satu contoh kasus sederhana dalam penerapan anggaran non sisa misalnya; Anda adalah produsen makanan ringan dan biasanya mempekerjakan tenaga desain grafis untuk tujuan promosi. Namun, Anda merasa bahwa mempekerjakan tenaga desain grafis dari luar lebih mahal. Kemudian Anda memutuskan untuk merekrut tenaga kerja desain grafis internal.
Dalam hal ini, Anda harus menyiapkan non-residual budget atau zero-based budgeting karena pada periode sebelumnya Anda belum pernah menyewa desainer grafis secara internal.
Keuntungan dan kerugian dari Penganggaran Berbasis Nol
Penganggaran ZBB memiliki kelebihan dan kekurangan tergantung bagaimana Anda menggunakan metode yang sesuai dengan kondisi perusahaan atau analisis yang dilakukan. Berikut kelebihan dan kekurangan dalam menerapkan ZBB;
Keuntungan
- Jika dilakukan dengan benar dapat meningkatkan efisiensi anggaran, karena di ZBB memiliki paket alternatif yang lebih bermanfaat.
- ZBB lebih menekankan pada anggaran nilai uang . Artinya, dengan metode anggaran tanpa anggaran ini, para pengambil keputusan dapat memilih bagian mana yang lebih menguntungkan.
- Setiap alokasi dapat ditinjau karena ZBB memberikan informasi yang lebih detail.
- Menambah pengetahuan dan memberikan analisis tentang penyebab motivasi kerja karyawan.
- Memberikan kesempatan pada manajemen tingkat bawah untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan.
Kekurangan
- Terlalu banyak memakan waktu
- ZBB cenderung digunakan untuk kegiatan jangka pendek dan rentan terhadap perubahan.
- Perusahaan atau organisasi membutuhkan teknologi yang akurat karena paket keputusan harus berbasis data.
- Rentan terhadap kesalahan, sehingga manajemen harus terus mengkaji dan juga memberi peringkat .
- Rentan terhadap penipuan oleh perusahaan atau organisasi yang tidak bermoral.
Kesalahpahaman tentang Penganggaran Berbasis Nol
Mckinsey menjelaskan bahwa sebenarnya orang salah tentang anggaran tanpa jejak. Kesalahan pertama adalah ZBB tidak benar-benar merombak atau menganggarkan dari awal. Tetapi ZBB adalah proses iteratif dengan menganalisis posting tertentu untuk meningkatkan efektivitas kegiatan.
Kesalahan kedua adalah ZBB tidak benar-benar memotong anggaran secara keseluruhan. Tetapi hanya pada bagian tertentu atau manajemen tertentu saja. Misalnya penggunaan lemari es untuk menekan biaya listrik, berhenti menggunakan pemasok atau vendor untuk mengefektifkan kegiatan. Mitos ketiga adalah ZBB tidak selalu memberikan keuntungan bagi bisnis Anda. Semua tergantung pada keputusan yang diambil.
Mitos keempat adalah ZBB tidak hanya untuk sifat post-post penjualan atau urusan administrasi. ZBB dapat mencakup semua aktivitas bisnis. ZBB dapat digunakan dalam produksi, kreatif, pemasaran dan juga hal-hal yang digunakan di tingkat manajemen puncak.
Kesimpulan
Penganggaran berbasis nol atau zero-based budgeting (ZBB) digunakan untuk mengefektifkan kegiatan suatu perusahaan. ZBB juga tidak berarti kegiatan penganggaran dari awal tetapi merupakan proses review yang panjang untuk memberikan keputusan yang mampu mempengaruhi kegiatan bisnis.