Kata jurnal berasal dari bahasa Perancis ( jour ) yang berarti hari. Jurnal akuntansi adalah pencatatan sistematis transaksi keuangan milik organisasi atau bisnis. Dalam akuntansi, jurnal dibagi menjadi 2 jenis yaitu jurnal khusus dan jurnal umum. Kesamaan antara kedua jurnal tersebut akan menghasilkan keluaran yang sama , namun antara jurnal umum dan jurnal khusus peruntukannya berbeda.
Karena banyaknya transaksi perusahaan, membuat jurnal umum saja dinilai tidak efektif untuk dapat memeriksa setiap transaksi dengan cepat. Hal inilah yang melatarbelakangi perlunya jurnal khusus dalam pencatatan transaksi keuangan. Berikut pembahasan tentang perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus.
Apa itu Jurnal Umum dan Jurnal Khusus?
Jurnal umum adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat semua jenis transaksi keuangan dalam suatu bisnis selama periode tertentu. Sedangkan jurnal khusus adalah jurnal yang dikelompokkan secara khusus menurut jenis transaksinya. Transaksi khusus yang dimaksud adalah transaksi yang sering terjadi setiap bulannya dan selalu berulang. Ada 4 jenis pengelompokan jurnal khusus, yaitu jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal pendapatan, dan jurnal pengeluaran kas.
Baca juga: Contoh Jurnal Umum dan Langkah Pembuatannya
Fungsi Dasar Jurnal
Jurnal umum
Jurnal umum memiliki 5 fungsi penting bagi sebuah perusahaan, adapun kelima fungsi tersebut adalah:
- Fungsi Historis: Pencatatan setiap transaksi didasarkan pada waktu terjadinya transaksi, sehingga jurnal umum dapat menggambarkan kegiatan harian perusahaan dalam satu bulan.
- Fungsi Pencatatan: Jurnal umum digunakan untuk melakukan berbagai kegiatan pencatatan keuangan yang terjadi dalam suatu perusahaan selama periode waktu tertentu.
- Fungsi Analisis: Menganalisis semua transaksi untuk mengetahui akun mana yang harus didebet atau dikredit.
- Fungsi instruksi : Merupakan perintah untuk mencatat buku besar baik secara debet maupun kredit sesuai dengan hasil analisis.
- Fungsi Informatif: Jurnal publik memiliki fungsi sebagai informasi melalui pencatatan transaksi yang dilakukan.
Jurnal Khusus
Sedangkan jurnal khusus dikelompokkan menjadi 4 jenis berdasarkan fungsinya, berikut jenis-jenis fungsi jurnal khusus:
- Jurnal Pembelian , berfungsi untuk mencatat semua pembelian barang usaha secara kredit.
- Jurnal Penjualan , untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan penjualan barang-barang usaha secara kredit.
- Jurnal Penerimaan Kas , untuk mencatat semua transaksi penerimaan uang dari berbagai sumber pendapatan.
- Jurnal Pengeluaran Kas , untuk mencatat semua transaksi pengeluaran uang dari berbagai sumber pengeluaran.
Metode Perekaman Jurnal
Untuk cara pencatatan antara jurnal umum dan jurnal khusus tidak berbeda jauh, langkah-langkah yang perlu diperhatikan adalah langkah-langkah sebelum masuk ke jurnal, berikut langkah-langkahnya:
- Identifikasi setiap transaksi yang masuk ke jurnal umum atau jurnal khusus. Jangan sampai salah dalam memasukkan transaksi.
- Identifikasi saldo, apakah akan mengurangi atau malah menambah saldo awal. Perhatikan saldo awal dan jenis transaksi untuk identifikasi.
- Teliti dalam penulisan nominal setiap transaksi, jangan sampai salah penulisan.
- Lakukan analisa untuk mengetahui yang di debet dan di kredit harus sama.
Perbedaan Jurnal Umum dan Jurnal Khusus
Untuk mengetahui perbedaan jurnal umum dan jurnal khusus, Anda dapat melihat ciri-ciri masing-masing jurnal:
Jurnal umum
- Terdiri dari 2 kolom yaitu debet dan kredit.
- Untuk mencatat semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.
- Bentuk jurnal ini terdiri dari kolom Tanggal, Akun, Informasi, Referensi (Ref), dan Jumlah yang terdiri dari Kredit dan Debit.
- Semua transaksi hanya dicatat dalam satu jurnal saja.
- Dilakukan setiap kali terjadi transaksi.
- Untuk jurnal ini, posting dari jurnal ke buku besar dilakukan segera setelah setiap transaksi.
- Perekaman dapat dilakukan oleh satu orang.
- Digunakan hanya pada perusahaan jasa dan perusahaan dagang yang masih relatif kecil, dimana transaksinya tidak begitu banyak.
- Hanya memiliki satu jenis.
- Fungsi jurnal ini didasarkan pada kegunaan jurnal.
Jurnal Khusus
- Terdiri dari banyak kolom.
- Hanya digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis dan sering terjadi.
- Bentuk jurnal disesuaikan dengan kolom yang diperlukan untuk mencatat transaksi sejenis.
- Transaksi yang terjadi harus dicatat sesuai jenisnya dalam beberapa jenis jurnal yang berbeda. Misalnya, jika transaksi tersebut terkait dengan pengeluaran, maka harus dicatat dalam Jurnal Pengeluaran Kas.
- Dilakukan secara berkala, biasanya setiap akhir bulan.
- Posting dari jurnal ke buku besar dilakukan secara periodik dan kolektif.
- Perekaman dilakukan oleh banyak orang.
- Digunakan oleh perusahaan besar dan memiliki transaksi yang serupa serta terjadi berulang kali sehingga memerlukan teknik pencatatan khusus.
- Memiliki 4 jenis yaitu jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas, jurnal penjualan, dan jurnal penerimaan kas.
- Berdasarkan jenis jurnal yang telah dikelompokkan.
Contoh Perekaman Jurnal
Contoh Jurnal Umum
| Tanggal | Informasi | ref | Debit | Kredit |
| 1 Maret ’18 | Pendapatan jasa | Rp20.000.000 | – | |
| 2 Maret ’18 | Gaji karyawan | – | 10,000,000 | |
| 3 Maret ’18 | Sewa ruko bulanan | – | 3,000,000 | |
| 4 Maret ’18 | Bayar listrik | – | Rp1.000.000 | |
| 5 Maret ’18 | Bayar internetnya | – | Rp1.000.000 | |
| TOTAL | Rp20.000.000 | Rp 15.000.000 | ||
Contoh Jurnal Khusus
Jurnal Pembelian Khusus
| Tanggal | Informasi | ref | (Pembelian) Debit | (Akun hutang) Kredit |
| 1 | PT. Damai sejahtera | 20,000,000 | 20,000,000 | |
| 5 | PT. Sentosa yang indah | 15,000,000 | 15,000,000 | |
| 27 | PT. Sukses Sejahtera | 37.0000,000 | 37.0000,000 | |
| Total | 72,000,000 | 72,000,000 | ||
Baca juga: Mengenal Macam-Macam Jenis Jurnal Dalam Akuntansi
Demikian pembahasan mengenai perbedaan jurnal khusus dan jurnal umum. Jika dilihat lagi, membuat jurnal khusus dan jurnal umum terkadang dirasa sulit. Tidak heran jika banyak kesalahan yang dihitung pada hasil laporan.
Oleh karena itu, perusahaan dapat menggunakan bantuan teknologi dalam proses penyusunannya, yaitu dengan menggunakan software akuntansi online . Software akuntansi online ini dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya yang dikeluarkan dalam pekerjaan. Tak heran, banyak perusahaan kini mulai beralih ke penggunaan software akuntansi online .
Salah satu software akuntansi yang handal adalah Jurnal. Jurnal adalah software akuntansi online yang dapat membantu mempermudah setiap pekerjaan. Kemudahan ini dapat dilakukan dalam pembuatan jurnal khusus dan jurnal umum. Dengan menggunakan jurnal, Anda tidak perlu menyusun jurnal umum dan jurnal khusus secara manual.
Anda hanya perlu memasukkan semua transaksi keuangan, dan Jurnal akan memberikan laporan keuangan yang Anda butuhkan secara instan, mudah, cepat, aman, dan nyaman. Tidak hanya jurnal umum dan khusus, jurnal juga dilengkapi dengan berbagai laporan keuangan, seperti arus kas, laba rugi, neraca, perubahan modal, stok barang, aset perusahaan, dan lain sebagainya.