Pencatatan keuangan atau akuntansi dilakukan secara manual hingga tahun 1980-an. Ketika teknologi komputer dan software yang muncul mudah digunakan, akurat dan handal, lambat laun penulisan keuangan dengan sistem manual mulai ditinggalkan. Kini, komputerisasi telah menjadi solusi untuk pencatatan akuntansi. Berikut penjelasan lebih lengkapnya.
Pengertian Komputerisasi
Komputerisasi adalah perubahan mekanisme pengolahan data dari manual menjadi otomatis dengan menggunakan media komputer. Fungsi komputer adalah sebagai alat bantu manusia yang dapat mempermudah dan mengefektifkan setiap pekerjaan manusia.
Menurut Nana Mulyana (2004), komputerisasi adalah suatu sistem elektronik yang bekerja secara otomatis untuk mengolah data secara tepat, cepat dan akurat serta menerima, menyimpan data dan menghasilkan informasi berdasarkan instruksi atau program yang diberikan.
Komputerisasi akuntansi itu sendiri adalah penggunaan komputer dan perangkat lunak akuntansi untuk mencatat, menyimpan dan menganalisis data keuangan. Sistem akuntansi terkomputerisasi membawa banyak keuntungan yang tidak tersedia untuk sistem akuntansi analog.
Komputer sebagai media teknologi menjalankan aplikasi yang digunakan untuk memproses transaksi akuntansi dan menghasilkan laporan keuangan suatu perusahaan.
9 Manfaat Akuntansi Terkomputerisasi
1. Akurasi
Sistem akuntansi ini dirancang agar sesuai dengan detail terkecil. Setelah data dimasukkan ke dalam sistem, semua perhitungan termasuk penambahan dan pengurangan dilakukan secara otomatis oleh perangkat lunak sehingga menjamin keakuratan angka karena tidak ada yang diproses dan dicatat dua kali. Semua data diperoleh dari awal pencatatan.
2. Otomatisasi
Karena semua perhitungan ditangani oleh perangkat lunak, akuntansi terkomputerisasi menghilangkan banyak proses yang memakan waktu yang terkait dengan akuntansi manual. Misalnya, setelah stok dilepaskan dan dicatat, faktur akan diproses secara otomatis sehingga pencatatan akuntansi lebih efisien.
3. Akses Data
Dengan menggunakan software akuntansi, lebih mudah bagi individu yang berbeda untuk mengakses data akuntansi di luar kantor, dengan aman. Ini terutama benar jika solusi akuntansi online digunakan.
4. Keandalan atau Keandalan
Karena perhitungannya yang sangat akurat, laporan keuangan yang disusun oleh komputer sangat handal dan dapat diakses dengan cepat karena menggunakan alat perhitungan yang sistematis.
5. Memiliki Skala Perhitungan
Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, jumlah akuntansi yang dibutuhkan tidak hanya meningkat tetapi juga menjadi lebih kompleks. Dengan komputerisasi, semuanya terjaga karena pemilahan data menggunakan komputerisasi akuntansi lebih mudah daripada menyaring sejumlah dokumen satu per satu.
6. Kecepatan
Dengan menggunakan komputerisasi akuntansi, seluruh proses pembuatan akun menjadi lebih cepat. Setelah data dimasukkan, berbagai laporan dapat dibuat secara langsung semudah menekan tombol yang diinginkan. Seorang manajer tidak perlu menunggu berjam-jam, bahkan berhari-hari untuk menyampaikan laporan kepada pihak internal yang membutuhkan.
7. Keamanan
Data dapat disimpan secara online sehingga aman dari bencana alam seperti gempa bumi, kebakaran, banjir. Jika terjadi bencana, sistem dapat dengan cepat dipulihkan di komputer lain di lokasi lain, sehingga tidak khawatir tentang kerusakan atau kehilangan.
8. Hemat biaya
Karena menggunakan akuntansi komputerisasi lebih efisien daripada akuntansi berbasis kertas. Pekerjaan akan dilakukan lebih cepat dan disimpan segera. Efisiensi waktu adalah harga murah yang didapat dari sistem komputerisasi ini.
9. Visual
Melihat akun menggunakan komputer memungkinkan Anda memanfaatkan opsi untuk melihat data dalam format berbeda. Anda dapat melihat data dalam tabel dan menggunakan berbagai jenis grafik. Ini juga keuntungan yang Anda dapatkan dari akuntansi terkomputerisasi.