Apa itu Pesanan Pembelian (PO)? Pertanyaan ini mungkin sering muncul di benak Anda saat ini. Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses bisnis menjadi lebih kompleks. Jika dulu Anda bisa dengan mudah memesan bahan dari pemasok melalui email atau telepon, sekarang pasokannya sulit diatur. Di sinilah purchase order memiliki peran penting.
Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli dari penjual. Pesanan pembelian juga merupakan kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli pembeli. Berbeda dengan invoice yang dibuat oleh penjual dan dikirimkan kepada pembeli, Purchase Order (PO) berasal dari pembeli dan dikirimkan kepada penjual.
Baca juga: Aspek yang Membedakan Penjualan dan Pemasaran
Aspek Pesanan Pembelian
Selain informasi yang menunjukkan detail perusahaan yang terlibat dan tanggal pemesanan, purchase order juga memuat detail penting tentang barang yang akan dibeli pembeli, antara lain nama produk, jumlah barang yang dibeli, harga. , dan juga ketentuan tambahan untuk penjualan seperti diskon. Purchase order adalah surat permintaan barang dengan jumlah dan harga yang dinyatakan oleh pembeli.
Apa Yang Terjadi Setelah Pesanan Pembelian Dikirim?
Setelah pesanan pembelian dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak. Jika pesanan pembelian diterima, penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah yang tercantum pada harga yang ditetapkan oleh pembeli. Penjual kemudian menerbitkan faktur ( invoice ) kepada pembeli berdasarkan pesanan pembelian.
Misalnya, perusahaan instalasi listrik perlu membeli bahan baru dari pemasok untuk membuat produk mereka. Perusahaan kemudian membuat pesanan pembelian untuk diserahkan ke pemasok dari mana mereka ingin memesan bahan.
Pemasok setuju untuk memenuhi pesanan pembelian dan mengirimkan bahan ke perusahaan instalasi listrik dan faktur . Ketika perusahaan instalasi menerima barang dan faktur, mereka membandingkannya dengan pesanan pembelian yang mereka kirim. Jika dokumen dan barang cocok, perusahaan akan membayar tagihan.
Fungsi Pesanan Pembelian
Meskipun terlihat cukup rumit untuk memesan barang dari supplier menggunakan purchase order, namun pemesanan pembelian dengan PO akan memberikan keamanan dari penipuan tambahan dan mengamankan ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan
Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Melakukan Purchase Order :
- Sebagai pelanggan, sebutkan dengan jelas identitas perusahaan dalam pesanan pembelian.
- Masukkan detail yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
- Tentukan dengan jelas pabrikan atau pemasok yang Anda pilih.
- Menyebutkan media sebagai tempat untuk mengiklankan produk yang ditawarkan (bila dianggap perlu).
- Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan secara detail, jika perlu buat daftar di tabel untuk memudahkan pelacakan dan pelayanan.
- Sebutkan metode pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan metode pengiriman yang Anda inginkan.
- Masukkan nomor PO (pesanan pembelian). Nomor ini sangat penting untuk dicari jika ada kesalahan atau masalah.
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, sekilas kita akan memahami pengertian, kegunaan dan contoh purchase order. Nah, jika Anda masih mengalami kesulitan terkait pembuatan purchase order untuk sebuah bisnis, Anda bisa mendapatkannya dengan mudah dengan mendaftarkan bisnis Anda ke Jurnal. Jurnal merupakan software akuntansi online berbasis cloud yang memberikan kemudahan dalam segala proses akuntansi seperti pembuatan purchase order hingga laporan keuangan.